FAQs
(Created on: 24/07/2008 14:14 - changed on: 14/07/2009 14:15)- Hoeveel overhead dient er in rekening gebracht te worden en hoe wordt die berekend?
- Met welke kosten dien ik rekening te houden bij het bepalen van mijn budget?
- Dient de rector de overeenkomst te tekenen of mag ik dit als onderzoeker zelf doen?
BESCHERMING VAN ONDERZOEKSRESULTATEN
- Wat kan ik als onderzoeker nog allemaal doen met de onderzoeksresultaten?
REKENINGEN EN FINANCIEEL PROJECTBEHEER
- Wie zorgt voor de facturatie van de kostprijs?
- Hoe laat ik een nieuwe rekening openen?
- Is het geld al gestort aan de VUB?
- Kan het bedrag voorgefinancierd worden op de rekening?
- Wat gebeurt er met de saldi na afsluiten van het project?
PERSONEELSKWESTIES IN HET KADER VAN PROJECTBEHEER
- Kan ik iemand aanstellen op dienstbetooncontracten?
VALORISATIE - PATENTEN- SPINOFF's
- Wie is eigenaar van een uitvinding?
- Als ik samenwerk met de industrie, ben ik dan in ieder geval mijn publicatierechten kwijt? Kan ik nog publiceren rekening houdend met de vertrouwelijkheidsclausules in de overeenkomst?
- Waarom zijn laboratory notebooks zo belangrijk?
- Hoeveel overhead dient er in rekening gebracht te worden en hoe wordt die berekend?
Krachtens het Dienstverleningsdecreet zijn universiteiten ertoe gehouden een overhead te voorzien van minstens 10%. Het percentage wordt bepaald door elke universiteit in zijn interne reglementen (met name 17%). Afhankelijk van het soort van projecten, kunnen andere percentages gelden. Wij verwijzen hiervoor naar het overheadreglement. Deze overhead wordt door de universiteit voorafgenomen als minimum vergoeding voor de ter beschikkingsstelling van haar algemene infrastructuur en diensten en voor kosten die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst maar die niet eenduidig door de universiteit bepaald of gemeten kan worden.
De overhead wordt berekend op het geheel van de projectkost.
- Met welke kosten dien ik rekening te houden bij het bepalen van mijn budget?
Bij het bepalen van het budget dient men rekening te houden met een totaal kostendekkende vergoeding, waarbij rekening dient gehouden te worden met onder meer personeelskosten, werkingskosten, uitrustingskosten, overhead en BTW.
De VUB is BTW-plichtig sedert verschillende jaren. Sinds 1 juli 2007 werd het BTW-wetboek gewijzigd en zijn alle publieke overheden BTW-plichtig. Dit betekent dat de publiekrechtelijke universiteiten tevens BTW-plichtig worden voor hun contractonderzoek en dit zowel met de industrie als met publieke overheden. Van een concurrentieverstorend element tussen de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke universiteiten kan dan ook geen sprake meer zijn.
Concreet betekent dit dat de VUB voor haar dienstverlening ten behoeve van derden 21% BTW dient aan te rekenen op de totale projectkost (inclusief de overhead). Er gelden bepaalde vrijstellingen van deze BTW-plicht. Hiervoor verwijzen we naar de richtlijnen van de financiële dienst (link toevoegen).
- Dient de rector de overeenkomst te tekenen of mag ik dit als onderzoeker zelf doen?
Alle overeenkomsten dienen door de rector getekend te worden aangezien enkel de rector bevoegd is om de universiteit te vertegenwoordigen. Onderzoekers zijn niet bevoegd om overeenkomsten af te sluiten in naam en voor rekening van de universiteit.
BESCHERMING VAN ONDERZOEKSRESULTATEN
- Wat kan ik als onderzoeker nog allemaal doen met de onderzoeksresultaten?
Dit wordt bepaald door de afspraken die men maakt in het contract met de opdrachtgever. Het is dus van belang op voorhand duidelijke afspraken te maken aangaande de rechten op de onderzoeksresultaten. Deze zullen immers bepalen wat men als onderzoeker nog met de resultaten kan doen.
REKENINGEN EN FINANCIEEL PROJECTBEHEER
- Wie zorgt voor de facturatie van de kostprijs?
De facturatie wordt verzorgd door de financiële administratie. U hoeft zelf geen uitgaande facturen op te maken. De financiële administratie doet dit voor u. U moet alleen de nodige gegevens invullen op het formulier voor uitgaande facturen en dit formulier overmaken aan de financiële administratie ter attentie van Alain Vander Elst.
Op het moment van het boeken van de uitgaande factuur verschijnt het bedrag onmiddellijk als inkomst op uw PKC, los van het feit of de klant de factuur heeft betaald (de VUB doet dus een voorfinanciering).
- Hoe laat ik een nieuwe rekening openen?
U hebt een PKC (budget) nodig om uitgaven te kunnen doen.
Het financiële systeem van de VUB (genaamd RACS) zorgt ervoor dat bij de boeking van elke uitgave voorafgaand wordt gecontroleerd of er voldoende budget op uw PKC staat om de uitgave toe te laten. Dit wordt voorafgaandelijke kredietbewaking genoemd. Ingeval van onvoldoend krediet voor het boeken van een uitgave zal een medewerker van de financiële administratie u contacteren om een andere PKC op te geven.
Ook voor het boeken van inkomsten is een PKC nodig, zodat de inkomsten aan u kunnen worden toegewezen.
- Is het geld al gestort aan de VUB?
Het is mogelijk uw PKC's in detail te raadplegen via de budgetcontrole op de intranetsite van de financiële administratie.
Indien u toegang wenst te verlenen aan één of meerdere medewerkers tot het consulteren van uw budgetten, gelieve hiertoe een aanvraag per e-mail te richten aan financiële.administratie@vub.ac.be
De on-line budgetconsultatie toont u het resultaat van alle boekingen, uitgezonderd de boekingen die worden gedaan op de dag zelf. Elke avond worden alle inputgegevens van die dag doorgeboekt, zodat zij slechts de volgende morgen verschijnen in uw budgetconsultatie.
- Kan het bedrag voorgefinancierd worden op de rekening?
Bedragen kunnen enkel voorgefinancierd worden door de VUB van zodra er een getekend contract wordt ontvangen of een getekende intentieverklaring van de opdrachtgever.
BTW: BE 0449 012 406
RSZ-nummer: 7574825217
Eenmalige stortingen aan VUB dienen te gebeuren op zichtrekening 001-0376518-40. Als referentie bij de storting dient te worden vermeld: de PKC waarop de inkomsten intern moeten worden geboekt en dit in één aaneensluitende reeks van cijfers en letters.
Voorbeeld: WDOO63FAINK2
Voorbeeld: ADSS24BEDRINK5
Na deze aaneensluitende reeks mag u nog een vrije omschrijving toevoegen. Deze omschrijving zal geprint worden op het rekeninguittreksel van de rekeninghouder.
Voor regelmatige stortingen aan VUB vragen wij u contact te nemen met Marc Balister om afspraken te maken.
Aangezien er op de financiële administratie geen Kas aanwezig is, wordt cash geld niet aanvaard en moet in alle gevallen geld aan de VUB worden overgemaakt via bankoverschrijving.
- Wat gebeurt er met de saldi na afsluiten van het project?
Dit wordt bepaald door het contract, met name of de kosten al of niet verantwoord dienen te worden. Indien men bijvoorbeeld contracten afsluit met overheidsinstellingen, zal men steeds genoodzaakt zijn de kosten te verantwoorden binnen de duurtijd van het project. Niet gebruikte middelen zullen dan moeten teruggestort worden. In contracten met bedrijven kan men vaak een grotere flexibiliteit aan de dag leggen en zal men ervoor opteren een forfaitair bedrag af te spreken zonder de verplichting tot verantwoording. Dit laat u toe om met saldi reserves op te bouwen.
PERSONEELSKWESTIES IN HET KADER VAN PROJECTBEHEER
Aanstellingen kunnen pas doorgaan na ontvangst van het getekende contract.
- Kan ik iemand aanstellen op dienstbetooncontracten?
Onderzoekers die aangeworven worden met een arbeidsovereenkomst op de VUB, kunnen aangesteld worden op onderzoekscontracten. Het is echter niet toegelaten om bursalen aan te stellen op onderzoekscontracten gelet op het huidige wettelijk en reglementair kader.
VALORISATIE - PATENTEN- SPINOFF's
Een octrooi is een door de overheid verleend uitsluitend recht voor het maken en verkopen van een artikel of voor het exploiteren van een uitvinding (bron: Vandale woordenboek). Via de octrooiwetgeving worden uitvinders beschermd tegen onrechtmatig gebruik van hun uitvinding.
- Wie is eigenaar van een uitvinding?
De Onderzoeksresultaten, met inbegrip van de vermogensrechten erop, zijn, behoudens andersluidende bepalingen in reglementeringen en/of overeenkomsten door de Instelling goedgekeurd, eigendom van de Instelling.
Er dient een evenwicht gevonden te worden tussen enerzijds de bezorgdheid van het bedrijf om haar vertrouwelijke informatie te beschermen en anderzijds het academische recht van de onderzoekers om de onderzoeksresultaten te publiceren. Men kan hiervoor een procedure uitwerken waarin het bedrijf de gelegenheid krijgt om ontwerpen van publicaties te bekijken gedurende een korte termijn. Indien het bedrijf na afloop van de termijn geen opmerkingen heeft geformuleerd, kan de onderzoeker overgaan tot publicatie.
Valorisatie of "technology transfer" is de terbeschikkingstelling van (intellectuele) eigendomsrechten op universitaire kennis door verkoop of het verlenen van de toestemming tot het gebruik ervan, aan derden (waaronder overheid en bedrijven). Op die manier wordt aan die derden toegestaan deze kennis verder te ontwikkelen tot een product (in de meest brede zin van de betekenis) dat vervolgens wordt gecommercialiseerd, al dan niet door dezelfde partner.
PCT staat voor ‘Patent Cooperation Treaty’. Met behulp van het PCT hoeft een aanvrager slechts een enkele aanvraag in te dienen, waarbij hij op de aanvraag aangeeft in welke landen hij graag octrooi zou willen krijgen.
- Waarom zijn laboratory notebooks zo belangrijk?
Laboratory notebooks zijn nodig om bepaalde onderzoekskennis in de onderzoeksgroep te houden. Verlies van informatie wordt vermeden doordat losse informatie her en der verspreid raakt, doordat (doctoraats)onderzoekers de dienst verlaten,… . Alle onderzoeksdata kunnen centraal samengebracht worden in een labnotebook. Een laboratory notebook kan ook als objectief referentiewerk fungeren ingeval van conflicten (rond wetenschappelijke papers, octrooien, voorgrond-/achtergrondkennis).